EMPRESA

Prezado Cliente,
Na presente Nota Informativa fornecemos uma breve síntese acerca de como proceder na circunstância de se verificarem danos ou perdas no momento em que a mercadoria é rececionada pelo destinatário.

Importa referir que todos os transportes realizados pela KLOG se encontram disciplinados pelas normas constantes dos seguintes diplomas - aplicáveis consoante a natureza do transporte em causa:
  • Legislação relativa ao transporte rodoviário nacional de mercadorias (Decreto-Lei n.º 239/2003, de 04 de outubro e artigos 366.º e seguintes do Código Comercial);
  • Legislação relativa ao transporte rodoviário internacional de mercadorias (Convenção CMR);
  • Condições Gerais de Prestação de Serviços pelas Empresas Transitárias;
  • Convenção para a Unificação de Certas Regras Relativas ao Transporte Aéreo Internacional (Convenção de Montreal de 28 de maio de 1999);
  • Legislação aplicável ao transporte marítimo de mercadorias (Convenção de Bruxelas de 1924 e demais protocolos eventualmente aplicáveis);
  • Legislação relativa ao transporte ferroviário de mercadorias (Convenção COTIF e regras uniformes da Convenção);

A KLOG disponibiliza o serviço do Seguro de Carga Adicional para todas modalidades de transportes. Tal seguro visa assegurar a totalidade do valor da mercadoria danificada com um acréscimo de 10% referente aos lucros esperados.

Toda a reclamação relativa à carga tem de ser realizada no ato da entrega e com a presença do motorista. Salientamos que é responsabilidade do destinatário realizar uma verificação conscienciosa do estado da carga, de forma a apurar se esta se encontra em conformidade, isenta de quaisquer danos ou desconformidades. Caso contrário, ter-se-á de presumir, nos termos da legislação aplicável, a conformidade da carga rececionada com a declaração de expedição.
Cumpre ainda relembrar que a KLOG dispõe de uma ampla gama de serviços de transportes, os quais visam assegurar maior rapidez, segurança ou acomodamento da carga transportada. A escolha do serviço mais adequado às características da carga transportada revela-se, por isso, determinante para que a mesma chegue ao destino isenta de quaisquer vícios ou eventuais desconformidades. Deve o Cliente assegurar-se de que contrata o serviço mais adequado à natureza da carga transportada, a fim de que a mesma chegue ao destino em condições de total idoneidade. Caso seja identificado algum dano na mercadoria ou desconformidade - caso estejamos diante danos aparentes - a reserva deve ser devidamente registada no documento de entrega, de modo suficientemente detalhado e acompanhada de uma reportagem fotográfica, o mais completa possível, tanto da embalagem como da mercadoria transportada. Ressalvamos que mercadoria em falta será sempre considerada um dano aparente. As reservas no documento de entrega só serão aceites se tiverem as seguintes características:
  • Identificação da referência e da quantidade de cada mercadoria danificada e/ou em falta;
  • Indicação concreta e específica das embalagens abertas e/ou manipuladas:
    o Por exemplo: A embalagem/palete de número “A” estava tombada dentro do camião, provocando danos em “10 unidades” do artigo com referência “Y”.

É importante relembrar que as reservas registadas de forma incompleta ou genérica não serão consideradas válidas quando apenas mencionem:
  • A existência de uma embalagem aberta ou danificada;
  • A constatação de carga caída/tombada no camião;
  • A indicação de embalagem em bom estado com mercadoria danificada/em falta no seu interior;
  • A indicação de sob reserva de verificação e/ou controlo;
  • A referência a mercadoria danificada;

Na eventualidade de os danos referidos não serem aparentes (mercadoria com riscos e/ou pequenas mossas), é responsabilidade do destinatário fazer prova, por escrito, de que estes ocorreram durante o transporte realizado. Advirta-se que não é suficiente o envio da reclamação escrita e fotografias do estado da mercadoria realizadas posterior à entrega. Serão ainda exigidos documentos adicionais, designadamente relatórios de peritagem ou outros documentos que se julguem convenientes para instruir o processo, os quais incumbe ao Cliente fornecer.
As reclamações devem ser sempre dirigidas por escrito, preferencialmente por e-mail, e endereçadas para o Costumer Service ou para o comercial associado. Apenas as reclamações dirigidas por escrito serão aceites e consideradas conformes para efeitos de aplicação das normas relativas às reclamações, sobretudo os prazos legais estipulados para a apresentação, forma e conteúdo das reclamações escritas.
A reclamação deverá conter uma exposição sucinta, ainda que circunstanciada, dos eventos e das razões que fundamentam a sua existência.
Após a formalização da reclamação, ser-lhe-á enviado um e-mail por parte do Departamento de Litígios a solicitar os seguintes documentos – sempre que se aplique – para a instrução do processo junto da Seguradora:
  • Reportagem fotográfica detalhada da mercadoria danificada;
  • Reportagem fotográfica detalhada da embalagem aquando da entrega da mercadoria;
  • Fatura comercial (com indicação da referência da mercadoria danificada e/ou em falta);
  • Fatura de compra da mercadoria ou documento indicativo do custo de produção deste;
  • Packing list ou Guia de remessa (com a indicação do peso da mercadoria danificada e/ou em falta);
  • Declaração de que não detém seguro próprio de carga (assinada e carimbada);
  • Indicar a localização da mercadoria danificada;
  • Informar se os danos são reparáveis;
    o Em caso afirmativo, enviar orçamento detalhado para reparação.

Lembramos que o reparo só poderá ser realizado após aprovação da KLOG e/ou Companhia de Seguros:
  • Indicação se foi efetuada reposição da mercadoria danificada e/ou em falta;
    o Em caso afirmativo, sob qual referência
  • Nota de crédito emitida ao destinatário no valor da mercadoria danificada e/ou em falta;

A viabilidade ou continuidade do processo de litígio só será possível após a receção de todos os documentos solicitados.
A mercadoria danificada deverá permanecer à disposição para vistoria pela Companhia de Seguros até conclusão do processo (pela KLOG e pelo Cliente) para possível peritagem e indemnização. O retorno da mercadoria para eventual reparação deve ser sempre aprovado pelo KLOG e/ou seguradora.
No caso de reposição, é necessário comunicar à KLOG, por escrito, indicando que a mercadoria a ser enviada destina-se a substituir aqueloutra danificada, de modo a que seja atribuída a devida cotação. Este transporte deverá ser sempre liquidado, dado que, se o processo de litígios for aceite, o Cliente será indemnizado de acordo com a legislação aplicável.

Após a conclusão do processo - e em caso de aceitação do mesmo pela KLOG -, a mercadoria e/ou peça danificada e não reparada é transmitida automaticamente para a KLOG, a fim de que esta proceda à averiguação da mercadoria com o fito de ressarcir eventuais danos. A destruição não autorizada da mercadoria ou qualquer outro ato suscetível de inviabilizar o integral apuramento dos danos e a instrução do processo preclude a possibilidade de indemnização.

Após a conclusão do processo junto da Seguradora, retomaremos o contacto de forma a indicar o parecer final atinente ao seu litígio. Em caso de parecer positivo, indicaremos igualmente como deverá emitir a fatura à KLOG, de acordo com a legislação aplicável. As faturas apenas serão aceites no caso de seguirem as indicações enviadas por escrito. Qualquer encontro de contas unilateral ou emissão de faturas que contrarie as nossas indicações inviabiliza o processo indemnizatório por parte da KLOG.

Constitui objetivo da KLOG a melhoria constante dos processos e procedimentos internos de modo a evitar eventuais transtornos nos transportes disponibilizados. É, aliás, esse o intento da presente Nota Informativa, a qual visa garantir o contínuo melhoramento dos nossos serviços e a satisfação dos nossos Clientes. Para cumprir cabalmente tal objetivo, afigura-se necessária uma colaboração diligente e conscienciosa dos nossos Clientes, os quais devem reunir, aquando da receção da mercadoria, toda a documentação pertinente para a instrução de um eventual procedimento de litígio que se pretende célere, transparente e eficaz. Pretendemos que a presente Nota Informativa auxilie no cumprimento de tal propósito. A presente Nota Informativa não substitui ou derroga eventuais cláusulas de distribuição do risco constantes do(s) contrato(s) de transporte(s) concretamente celebrado(s).
Encontramo-nos, como sempre, inteiramente disponíveis para esclarecer qualquer eventual dúvida quanto ao presente assunto.

O Departamento de Litígios da Klog.

A KLOG está extremamente orgulhosa de ter recebido o status AEO F (Full) pela Direção Geral das Alfândegas.

É de facto uma grande conquista tornar-se um operador logístico certificado AEO em Portugal. Ter esta certificação diferencia-nos dos nossos concorrentes. O certificado ajudará a facilitar e legitimar as transações, reforçar a segurança e proteção, harmonizar e padronizar a aplicação dos controlos aduaneiros.

O regime AEO opera ao abrigo do Código Aduaneiro da União Europeia e é reconhecido em todo o mundo. O processo de implementação é extremamente completo e, após um processo de auditoria rigoroso e detalhado, a tão aguardada certificação AEO reflete o facto de que a KLOG opera procedimentos e padrões de qualidade que estão em total conformidade com os requisitos alfandegários. Também indica que a nossa posição, na cadeia de abastecimento internacional é segura e que os nossos procedimentos e controlos alfandegários são altamente eficientes.

Num cenário global, a World Customs Organization (WCO) classifica uma empresa certificada AEO como estando em conformidade com WCO ou equivalentes padrões de segurança da cadeia de abastecimento. Acreditamos que possuir esta certificação aumentará não apenas nossa reputação como um player líder no nosso setor, mas também oferecerá confiança e segurança aos clientes atuais e potenciais.

A KLOG informa que, para fins de diligências pré-contratuais, os currículos recebidos são guardados pelo período de 6 meses findos os quais, caso o CV não seja considerado em nenhum procedimento de selecção/recrutamento, o mesmo é eliminado.

Missão

A nossa missão é criar e desenvolver soluções e serviços de transporte e logística inovadores, com propostas de valor acrescentado, que contribuam ativamente para o sucesso dos nossos clientes nos mercados onde atuam.

Visão

Ser reconhecida no mercado ibérico do setor de transportes e logística como uma empresa líder na excelência de serviços, proporcionando de forma consistente aos seus clientes elevados padrões de qualidade, promovendo práticas empresariais e ambientais responsáveis.

Política

A KLOG tem desenvolvido e acumulado, desde a sua criação, uma experiência e cultura próprias, que lhe permite apresentar-se com uma imagem de prestígio dentro do setor em que está inserida.

As orientações estratégicas da administração assentam nos seguintes princípios:

1) Dedicação aos clientes, garantindo a implementação e desenvolvimento de modelos de relacionamento que lhe permitam conhecer e compreender as suas necessidades e expectativas, atuais e futuras, de forma a conseguir a sua plena satisfação e a criação de valor sustentável, promovendo relações de parceria.

2) Promoção de relações de parceria com fornecedores, através de uma seleção criteriosa, devendo os mesmos cumprir fielmente os princípios e valores da KLOG, apostando-se no desenvolvimento de estreitas relações comerciais que garantam serviços de qualidade superior, redução de custos, melhoria continua do desempenho ambiental, respeito pelas políticas sociais, contribuindo assim também ativamente para a fidelização de clientes.

3) Envolvimento e desenvolvimento dos colaboradores, através de um completo processo de integração e acompanhamento regular, por via do modelo de gestão de desempenho, assegurando elevados níveis de qualidade, promovendo a comunicação, interatividade, motivação, responsabilização, participação e rigor. Paralelamente, reforçamos o nosso compromisso de desenvolver as competências dos nossos colaboradores, através de programas internos de formação que promovem o desenvolvimento contínuo.

4) Promover condições de trabalho seguras e saudáveis, a partir da prevenção de acidentes de trabalho e minimização dos riscos para a saúde e segurança, através da promoção de um ambiente de trabalho seguro, com foco na prevenção de lesões, ferimentos, danos para a saúde, segurança dos seus colaboradores, clientes, colaboradores externos e visitantes.

5) Promoção de consciência ambiental, com foco na proteção do ambiente, na prevenção da poluição, na utilização sustentável de recursos naturais e na sensibilização de todos os colaboradores, culminando no objetivo comum de melhoria contínua do desempenho ambiental.

6) Melhoria contínua dos sistemas de gestão, otimizando sistematicamente os seus processos, recorrendo ao correto planeamento e à plena utilização dos seus recursos técnicos e humanos. A KLOG, com base nos resultados da revisão pela gestão, define objetivos e indicadores anuais, cuja revisão e análise é realizada mensalmente, promovendo o envolvimento dos colaboradores ao longo de todo o processo.

7) Cumprimento da legislação e dos regulamentos, aplicáveis à KLOG e aos sistemas de gestão segundo os referenciais NP EN ISO 9001:2015, NP EN ISO 14001:2015 E NP EN ISO 45001:2018 e AEO que garantam o cumprimento de todos os requisitos aplicáveis incluindo a legislação, regulamentação do setor e obrigações de conformidade, dando primazia ao cumprimento dos princípios elencados no Código de Conduta e no Regulamento do Comité de Ética.

8) Participação e consulta dos colaboradores, a partir do respetivo envolvimento na procura de pontos de vista antes do momento da decisão e no momento de tomada de decisão, no âmbito da saúde e segurança no trabalho.

9) Envolvimento com a comunidade, a partir de projetos, ações, iniciativas sociais, estabelecendo o diálogo ético e transparente com as partes interessadas. A nossa participação tem em consideração as respetivas expectativas e o contexto social, cultural, económico, político e ambiental, reforçando os nossos compromissos de desenvolvimento sustentável e responsabilidade social.

10) Solvabilidade financeira, capaz de assegurar os compromissos financeiros assumidos a médio e longo prazo, alavancando o crescimento futuro.

11) Proteção de dados e segurança de informação, garantindo a confidencialidade da informação relevante para o negócio, colaboradores da KLOG e parceiros de atividade, através de definição de diferentes níveis de proteção ajustados à tipologia de cada intrusão.

Acordo de Confidencialidade e Uso de Informações

As informações contidas no presente documento são confidenciais.
A K-LOG, LOGÍSTICA, S.A. (KLOG) compromete-se a utilizar estas informações somente para as suas próprias necessidades, mantendo a confidencialidade e tomando as medidas necessárias para prevenir a modificação, o extravio, o uso incorreto, o acesso não autorizado ou o roubo das mesmas.
Qualquer alteração ao documento que não seja efetuada pela Hardsecure, será da responsabilidade da KLOG e invalidará o seu conteúdo.

A validade desta cláusula estende-se para lá da rescisão e/ou cessação do contrato de prestação de serviços entre a Hardsecure e a KLOG.

MISSÃO

A KLOG é uma empresa que opera no setor da logística e transportes, 100% nacional, com uma vasta rede internacional de agentes que nos permite estar presentes em mais de 120 países, nos cinco continentes. Garantimos soluções globais, integradas e personalizadas, de acordo com as necessidades de cada cliente. Atuamos nos diferentes segmentos: terrestre, marítimo, aéreo, multimodal (short sea e rail) e logística contratual. A KLOG tem um conhecimento aprofundado dos vários segmentos de mercado, incluindo alta tecnologia, têxtil, calçado, cortiça, materiais de construção, automotive, farmacêutica, entre outros. Desenvolvemos continuamente o nosso negócio, garantindo um serviço de elevada e reconhecida qualidade, com propostas competitivas. A nossa missão é criar e desenvolver soluções de transporte e logística inovadoras, com propostas de valor acrescentado, que contribuam ativamente para o sucesso dos nossos clientes. O objetivo da presente política de privacidade é esclarecer e fazer cumprir com os princípios de tratamento e direitos dos titulares, sendo que a privacidade e a proteção dos dados pessoais representam um firme compromisso para a KLOG que atua no cumprimento das suas obrigações legais, em particular as que resultam da aplicação do novo Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), Regulamento 2016/679, de 27 de abril de 2016. (“RGPD”) e da Lei de Proteção de Dados, Lei 58/2019, de 8 de agosto.

Com a presente política de privacidade de utilização do Website da KLOG, pretendemos explicar-lhe, entre diversos aspetos, as seguintes situações:
 principais aspetos da política de privacidade e RGPD;
• registos, tratamentos e categorias;
• direitos, pressupostos e segurança;
• quais e para que finalidades precisamos dos dados pessoais;
• qual o tratamento que damos aos seus dados;
• com quem os partilhamos os seus dados;
• durante quanto tempo conservamos os seus dados;
• quais as formas de exercer os seus direitos.

A KLOG solicita que todos os utilizadores dos serviços digitais do presente Website, leiam atentamente todos os termos e condições de utilização, uma vez que os mesmos regulam o acesso e utilização pessoal de cada um dos websites inseridos (periféricos) no contexto direto do Website da KLOG. Qualquer utilizador que navegue, interaja ou aceda a qualquer plataforma e funcionalidade integrante do Website da KLOG, aceita os termos e condições constantes das presentes Condições Gerais de Utilização. Não obstante, as interações que envolvam a disponibilização de dados pessoais são realizadas mediante expressa aprovação por parte do utilizador estando previsto sempre o consentimento objetivo da ação envolvendo a aceitação dos mesmos. Em caso de não concordar com os termos abaixo descritos, aconselhamos que nos sejam reportadas as situações para o email comite.seguranca@klog.pt da KLOG e que até não utilize os endereços e serviços até contacto sobre as matérias expostas.

A KLOG pode alterar ou modificar em qualquer altura, e sem aviso prévio, os conteúdos e condições dos websites que pertencem ao Website da KLOG, incluindo serviços e conteúdos. De modo a garantir uma maior consciência dos seus direitos e deveres enquanto utilizador, recomendamos que consulte estes termos e condições de utilização sempre que aceder a qualquer plataforma web do presente website. Ainda no presente enquadramento das condições gerais de utilização dos serviços e uso das informações constantes no domínio www.klog.pt, bem como em todos os subdomínios e marcas digitais pertencentes à KLOG, o utilizador assume a responsabilidade pela utilização segundo as normas presentes nos termos e condições e de acordo com a legislação em vigor em Portugal. O utilizador aceita igualmente que não utilizará as plataformas da KLOG para produzir ou disseminar informações, imagens, produtos ou materiais ofensivos, ilegais, maliciosos, ou qualquer outra ação que viole os direitos dos cidadãos ou empresas.

Proteger os seus Dados Pessoais

Através desta Política, a KLOG reconhece a importância da segurança dos dados pessoais que trata e assegura a proteção da privacidade dos respetivos titulares sem prejudicar o objeto e concretização plena das diferentes áreas em que atua.

Nesta Política, a KLOG presta ainda informação sobre as regras, os princípios e as boas práticas que observa no âmbito do tratamento dos dados pessoais que lhe são confiados, em conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) e demais legislação aplicável, bem como sobre os meios que os titulares dos dados têm ao seu dispor para exercício dos respetivos direitos.

Responsável pelo Tratamento

O responsável pelo tratamento dos seus dados é a entidade que determina as finalidades e os meios de tratamento dos dados pessoais. Para efeito desta Política de Privacidade, o responsável pelo tratamento é a KLOG, LOGÍSTICA, S.A. (Rua do Pinhal, n.º 250, 4470-640 Maia).

Poderá entrar em contacto com o nosso Encarregado de Proteção de Dados, através do seguinte endereço eletrónico: comite.seguranca@klog.pt

Fundamentação para Tratamento dos Dados Pessoais

A KLOG apenas trata dados pessoais sempre que se verifique, pelo menos, uma das seguintes situações: 1. Consentimento do titular: quando o titular dos dados tiver dado o seu consentimento para o tratamento dos seus dados pessoais, para uma ou mais finalidades específicas, mediante expresso consentimento, que indique uma manifestação de vontade livre, específica, informada e inequívoca de que o titular consente no tratamento dos seus dados. O consentimento poderá ser obtido por quaisquer meios (incluindo eletrónico), conservando a KLOG um registo do mesmo, como forma de poder comprovar que o titular deu o seu consentimento para o tratamento dos seus dados pessoais.O titular dos dados tem o direito de retirar o seu consentimento a qualquer momento, sendo que a retirada do consentimento não compromete a licitude do tratamento efetuado com base no consentimento previamente dado.

2. Execução de contrato ou diligências pré-contratuais: quando o tratamento for necessário para a execução de um contrato no qual o titular dos dados é parte, ou para diligências pré-contratuais a pedido do titular. Nesta situação, enquadram-se, a título exemplificativo, o tratamento de dados pessoais dos trabalhadores da KLOG no âmbito da gestão da relação laboral estabelecida.

3. Cumprimento de obrigação legal: quando o tratamento for necessário para o cumprimento de uma obrigação jurídica/legal. Nesta situação, enquadra-se, por exemplo, o tratamento de dados pessoais para cumprimento do dever de identificação e diligência a que a KLOG está obrigada.

4. Interesse legítimo: quando o tratamento for necessário para efeito dos interesses legítimos prosseguidos pela KLOG ou por terceiros, exceto se prevalecerem os interesses ou direitos e liberdades fundamentais do titular que exijam a proteção dos dados pessoais.

O que são Dados Pessoais?

Dados Pessoais são qualquer informação, de qualquer natureza e em qualquer suporte (ex: som ou imagem), relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável (designado por “titular dos dados”).

É considerada identificável a pessoa singular que possa ser identificada direta ou indiretamente, designadamente, através de um nome, de um número de identificação, de um dado de localização, de um identificador eletrónico ou de outros elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social dessa pessoa singular. Dados sensíveis são todos os dados pessoais que estão sujeitos a condições de tratamento específicas e que de alguma maneira revelam enquadramentos genéticos, biométricos, religiosos, políticos ou étnicos.

Categorias de Dados Pessoais Tratados

A KLOG trata dados pessoais de diferente natureza e sensibilidade, bem como da finalidade associada ao tratamento desses dados, como sejam, a título exemplificativo:
• Dados pessoais de identificação: nome, data de nascimento, local de nascimento, sexo, nacionalidade, morada, número de telefone, habilitações profissionais, e-mail, número de identificação civil e/ou passaporte, número de contribuinte, número de carta de condução e número de segurança social;

• Situação familiar: estado civil, nome do cônjuge, filhos ou pessoas dependentes e/ou qualquer outra informação necessária para determinar os complementos salariais;

• Atividade profissional: horário, local de trabalho, data de admissão, cargo, categoria profissional e duração da experiência na categoria, nível salarial, tipologia do vínculo contratual e certificado(s) de qualificação profissional;

• Informações financeiras: remuneração, remunerações suplementares, variáveis ou montantes fixos, subsídios, férias, assiduidade, licenças, ou outras informações relacionadas com remunerações suplementares, montante ou taxas de contribuições obrigatórias ou facultativas, métodos de pagamento, nome do banco e número da conta bancária (NIB ou IBAN);

• Categorias especiais de dados pessoais: Grau de incapacidade do funcionário e/ou de qualquer membro do seu agregado familiar, possível incapacidade temporária como resultado de acidentes de trabalho ou doenças profissionais e baixas por doença.

Registo de Tratamento de Dados

A KLOG possui um registo de tratamento de dados, no qual estão identificados:

• O nome e os contactos do responsável pelo tratamento e, sendo caso disso, de qualquer responsável conjunto pelo tratamento, do representante do responsável pelo tratamento e do encarregado da proteção de dados; as finalidades do tratamento dos dados;

• A descrição das categorias de titulares de dados e das categorias de dados pessoais;

• Os prazos previstos para o apagamento das diferentes categorias de dados;

• As medidas técnicas e organizativas no domínio da segurança implementada para assegurar pseudonimização e a cifragem dos dados pessoais e a capacidade de assegurar a confidencialidade, integridade, disponibilidade e resiliência permanentes dos sistemas e dos serviços de tratamento.

Finalidades de Tratamento dos Dados Pessoais

Considerando a diversidade das suas áreas de atuação, a KLOG trata dados pessoais para as seguintes finalidades:

• Dados financeiros: Gestão de cobranças/faturação; gestão de pagamentos; receção e tratamento de propostas apresentadas em procedimentos aquisitivos; execução de contratos estabelecidos com fornecedores;

• Área dos Recursos Humanos: Recrutamento e seleção de recursos humanos; gestão de recursos humanos (assiduidade e gestão de horários); processamento salarial; avaliação de desempenho; promoção da segurança, higiene e saúde no trabalho; atribuição de benefícios sociais aos trabalhadores;

• Disponibilização de dados na comunicação da KLOG: Divulgação de comunicações internas e externas; gestão de redes sociais; organização de eventos oficiais.

De que Forma são recolhidos os Dados Pessoais?

A KLOG pode recolher dados de forma direta (i.e., diretamente junto do titular dos dados) ou de forma indireta (i.e., através de terceiros). A recolha pode ser feita através dos seguintes canais:

• Recolha direta: presencialmente, por telefone, por e-mail, através do seu website e através da área de formação;

• Recolha indireta: através dos seus associados e/ou terceiros.

A minha Informação é Partilhada com Terceiros?

Os seus dados pessoais poderão ainda ser acedidos pelas empresas subcontratadas pela KLOG, para a gestão e manutenção dos sistemas e/ou gestão dos conteúdos, designadamente os serviços de manutenção de sistemas informáticos e de auditoria. Subcontratantes:

• A KLOG poderá recorrer a outras entidades por si contratadas (subcontratantes), para, em nome da KLOG, e de acordo com as instruções dadas por esta, procederem ao tratamento dos dados do titular, em estrito cumprimento do disposto no RGPD, na legislação nacional em matéria de proteção de dados pessoais e na presente Política;

• Os subcontratantes não poderão transmitir os dados do titular a outras entidades sem que a KLOG tenha dado, previamente e por escrito, autorização para tal, estando também impedidos de contratar outras entidades sem autorização prévia da KLOG;

• A KLOG compromete-se a assegurar que estes subcontratantes serão apenas entidades que apresentem garantias suficientes de execução das medidas técnicas e organizativas adequadas, de forma a assegurar a privacidade dos dados dos titulares e a defesa dos seus direitos;

• Todos os subcontratantes ficam vinculados à KLOG através de um contrato escrito no qual são regulados, e inclui o objeto e a duração do tratamento, a natureza e finalidade do tratamento, o tipo de dados pessoais, as categorias dos titulares dos dados, os direitos e obrigações das partes, incluindo o dever de confidencialidade, e as medidas de segurança a implementar.

A KLOG poderá ainda transmitir dados a terceiros, designadamente, entidades às quais os dados tenham de ser comunicados de acordo com a legislação aplicável, como, por exemplo, a Autoridade Tributária, a Segurança Social, entidades seguradoras, entre outras.

Quais são e como posso acionar os meus Direitos?

A qualquer momento, pode exercer os seus direitos, nomeadamente de informação, de acesso aos dados pessoais que lhe digam respeito, à sua retificação, eliminação (apagamento) ou limitação do seu tratamento, à portabilidade dos dados, ou opor-se ao seu tratamento, mediante pedido por escrito dirigido para um dos contactos que se encontram indicados no final deste documento.

De igual modo, tem direito à minimização dos dados pessoais a solicitar/solicitados, à não sujeição a decisões individuais automatizadas, tal como, a retirar o consentimento dado, em qualquer altura, sem comprometer a licitude/validade do tratamento efetuado com base no consentimento previamente dado.

Se o tratamento depender do seu consentimento ou acordo e esse for efetuado por meios automatizados, tem direito ao envio dos dados pessoais anteriormente fornecidos, de forma estruturada, comummente utilizada e num formato informaticamente legível.

Os pedidos serão tratados com especial cuidado, para que possamos assegurar a eficácia dos direitos dos/as titulares. Poderá ser solicitada uma prova de identidade, de modo a assegurar que a partilha dos dados pessoais é apenas feita com o/a seu/sua titular.

Tem ainda o direito de apresentar uma queixa/reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados ou a outra autoridade de controlo competente nos termos da Lei, caso entenda que o tratamento dos seus dados pela KLOG viola o regime legal em vigor a cada momento. Deve ter presente que, em certos casos (exemplo: requisitos legais), o pedido poderá não ser imediatamente satisfeito. No entanto, será sempre informado das medidas tomadas, no prazo máximo de um (1) mês, a contar a partir da data do pedido. Destarte, nos termos previstos na lei, o titular dos dados poderá a todo o tempo, aceder aos seus direitos, relativamente aos dados pessoais que lhe digam respeito:

• Direito de ser informado – permite que seja informado sobre:
- Quais os dados a serem tratados;
- Quem é o responsável de tratamento e respetivo contacto;
- Finalidades e prazo de conservação;
- Os direitos e a forma como pode exercê-los.

Estas informações devem ser prestadas, no momento da recolha dos dados, junto do seu titular.

• Direito de acesso à informação que a KLOG mantém sobre si
– tem o direito a obter a confirmação de que os dados que lhe digam respeito, são ou não objeto de tratamento, se os dados foram transmitidos para outra entidade ou o destino que lhes foi dado.

• Direito de retificação da informação caso seja inexata ou incompleta
– tem o direito a que a KLOG, sem demora injustificada, retifique os dados desatualizados, inexatos ou incompletos.

• Direito ao apagamento dos seus dados pessoais
– tem o direito de solicitar à KLOG o apagamento dos seus dados, o qual tem a obrigação de os apagar, dentro das limitações estabelecidas por lei, mais concretamente:
a) Os dados se revelem desnecessários para a finalidade que motivou a sua recolha ou tratamento;
b) Retirou o seu consentimento para o tratamento dos dados (nos casos em que o tratamento é baseado no consentimento) e não existe outro fundamento para o referido tratamento;
c) Opõe-se ao tratamento e não existem interesses legítimos prevalecentes que o justifiquem;
d) Quando os dados pessoais tenham sido tratados de forma ilícita.

• Direito à limitação do tratamento dos seus dados pessoais – tem o direito de solicitar à KLOG a limitação do tratamento dos seus dados caso se aplicar, designadamente, uma das seguintes situações:
a) Contestar a exatidão dos dados pessoais, durante um período que permita à KLOG verificar a sua exatidão;
b) O tratamento de dados foi lícito e o titular se opuser ao apagamento dos dados pessoais e solicitar, em contrapartida, a limitação da sua utilização;
c) A KLOG já não precisar dos dados pessoais para fins de tratamento, mas esses dados sejam requeridos pelo titular para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial;
d) Se se tiver oposto ao tratamento e até se verificar que os motivos legítimos do responsável pelo tratamento prevalecem sobre o titular dos dados.

• Direito de portabilidade dos dados
– tem o direito de solicitar à KLOG, os seus dados pessoais, num formato de uso comum, assim como a sua transferência para outro responsável pelo tratamento.

Contudo, apenas poderá exigir que os dados sejam entregues a outro responsável pelo tratamento, quando tal seja tecnicamente possível à KLOG. Esse direito encontra-se limitado aos casos em que o tratamento é efetuado por meios automatizados e depende do consentimento do titular ou da execução de um contrato. Nos casos em que o tratamento depende do seu consentimento, tem direito a retirá-lo. Se o consentimento for legalmente necessário para o tratamento dos dados pessoais, tem o direito de retirar o consentimento a qualquer altura, embora esse direito não comprometa a licitude do tratamento efetuado com base no consentimento previamente dado, nem o tratamento posterior dos mesmos dados.

Durante quanto Tempo ficam os meus Dados conservados na Base de Dados da Klog?

Os dados pessoais são conservados apenas durante o período de tempo necessário para a realização das finalidades para as quais são tratados.

A KLOG cumprirá os prazos máximos de conservação legalmente estabelecidos, sem prejuízo, os dados poderão ser conservados por períodos mais longos, para cumprimento de finalidades distintas que possam subsistir, como, por exemplo, o exercício de um direito num processo judicial, fins de arquivo de interesse público, fins de investigação científica ou histórica ou fins estatísticos, aplicando a KLOG as medidas técnicas e organizativas adequadas.

Violação de Dados

Em caso de violação de dados pessoais, e na medida em que tal violação seja suscetível de resultar num risco elevado para os direitos e liberdades do titular, o Encarregado de Proteção de Dados da KLOG notificará a autoridade de controlo nacional dessa violação, bem como comunicará a violação ao titular dos dados, até 72 horas após ter tido conhecimento da mesma. Nos termos do RGPD, a comunicação ao titular não é exigida nos seguintes casos:

• Caso a KLOG tenha aplicado medidas de proteção adequadas, tanto técnicas como organizativas, e essas medidas tenham sido aplicadas aos dados pessoais afetados pela violação de dados pessoais, especialmente medidas que tornem os dados pessoais incompreensíveis para qualquer pessoa não autorizada a aceder a esses dados, tais como a cifragem;

• Caso a KLOG tenha tomado medidas subsequentes que assegurem que o elevado risco para os direitos e liberdades do titular já não é suscetível de se concretizar;

• Se a comunicação ao titular implique um esforço desproporcionado para a KLOG, caso em que esta fará uma comunicação pública ou tomará uma medida semelhante através da qual o titular será informado. Qualquer violação de dados pessoais, cujo tratamento seja da responsabilidade da KLOG, poderá ser reportada para o endereço de email: daniela.amorim@klog.pt

Posso Anular os meus Consentimentos?

O titular dos dados tem sempre o direito de anular o consentimento outrora consentido. Não obstante, caso os dados sujeitos a consentimento sejam legalmente necessários para o tratamento de dados processuais por parte da KLOG, a legitimidade processual da assunção dos dados submetidos não pode ser comprometida. Caso pretenda retirar o seu consentimento, pode contactar-nos através de carta, por telefone ou através do endereço e-mail daniela.amorim@klog.pt

Medidas de Segurança

Tendo em conta o princípio da proporcionalidade e adequabilidade, da segurança, os custos de aplicação e a natureza, o âmbito, o contexto e as finalidades do tratamento, bem como os riscos de probabilidade, a KLOG aplica medidas de segurança, técnicas e organizativas, adequadas, para assegurar um nível de segurança dos dados pessoais adequado ao risco, como, por exemplo:

• Utilização de firewall e sistemas de deteção de intrusão nos seus sistemas de informação;

• Aplicação de procedimentos de controlo de acessos, com recurso a perfis de acesso diferenciado e com base no princípio da necessidade de saber; • Registo de ações efetuadas sobre os sistemas de informação que contenham dados pessoais (login);

• Execução de um plano de backups;

• Proteção anti-spam de receção e envio de emails corporativos;

• Instalação, manutenção e gestão dos sistemas de antivírus e de firewall nos computadores da KLOG;

• Pseudonimização de dados pessoais;

• Controlo de acessos às instalações físicas dos equipamentos da KLOG;

• Sistema de deteção automática de incêndio e de deteção de intrusão;

• Execução de ações de formação e/ou sensibilização em segurança da informação e proteção de dados.

Objetivo e Aplicação

A presente Política tem como objetivo definir os princípios orientadores relativos ao canal de denúncias da KLOG, nomeadamente os procedimentos de receção, tratamento e conservação de comunicações de práticas de infrações, dando cumprimento à Lei n.º 93/2021, regime geral de proteção de denunciantes de infrações.

Este canal é especialmente dirigido a pessoas singulares que tomem conhecimento de uma infração, com fundamento no âmbito da sua atividade profissional, adiante designado como denunciante. Desta forma o canal pode ser utilizado por:
• Colaboradores ou ex-colaboradores;
• Pessoas em processo de recrutamento;
• Voluntários ou estagiários;
• Clientes;
• Parceiros, fornecedores ou prestadores de serviço;
• Titulares de participação social, órgão de gestão e de fiscalização.

Em tudo o que não haja sido estabelecido na presente Política, aplica-se a legislação e regulamentação em vigor.

Âmbito

O canal de denúncia deverá ser utilizado para a comunicação de infrações já consumadas, com probabilidade de virem a ser praticadas, ou que estejam a ocorrer, relacionadas com a Empresa.

Consideram-se infrações os atos ou omissões, dolosas ou negligentes, que violem ou comprometam gravemente:
• O cumprimento da legislação, normas ou regulamentos vigentes; • O Código de Ética e Conduta e princípios éticos e deontológicos aplicáveis à função; • Boas práticas de gestão.

As comunicações podem ser referentes a temas como assédio, fraude, discriminação, segurança da informação e privacidade, corrupção, entre outros.

As comunicações apresentadas que excedam o âmbito atrás previsto não serão objeto de tratamento por este canal.

Princípios Orientadores

Boa-fé
A decisão de denúncia deve ser tomada de forma consciente, ponderada e honesta, e pressupõe-se que feita de boa-fé. As comunicações devem ser adequadamente fundamentadas incluindo a informação disponível e indispensável à promoção de uma investigação. Se a informação for insuficiente pode comprometer a investigação da denúncia, podendo esta ser fechada sem conclusões.

Deste modo, as denúncias cujo único objetivo seja denegrir a reputação de um colaborador ou de terceiros, que sejam falsas ou que contenham documentos manipulados, que não apresentem a adequada fundamentação ou que constituam uma utilização abusiva do canal, não serão toleradas e podem constituir uma infração de natureza disciplinar, civil ou criminal.

Confidencialidade e Anonimato
O canal de denúncias implementado pela KLOG está preparado para assegurar ao denunciante a possibilidade, caso o pretenda, de proceder à comunicação de irregularidades de forma anónima, isto é, sem disponibilizar informação sobre a sua identidade e formas de contacto.

Em todo o caso, os dados recolhidos serão tratados exclusivamente no âmbito do tratamento da denúncia, sendo garantida a confidencialidade da identidade do autor da comunicação por todas as pessoas responsáveis pela gestão operacional dos mecanismos e pelos procedimentos de receção, tratamento e arquivo dessas comunicações. A identidade do autor da denúncia só será divulgada se legalmente exigida, nomeadamente em decorrência de obrigação legal ou de decisão judicial.

O autor da denúncia poderá também optar por manter o anonimato se assim o desejar, devendo assinalar essa opção no formulário de comunicação.

Condições de Proteção
Todas as comunicações serão tratadas de forma independente e confidencial, garantindo a proteção dos dados pessoais. Em todo o caso, os dados recolhidos serão tratados exclusivamente no âmbito do tratamento da denúncia, sendo garantido o anonimato do autor da comunicação a todas as pessoas envolvidas no seguimento da denúncia.

A identidade do autor da denúncia só será divulgada se legalmente exigida, nomeadamente em decorrência de obrigação legal ou de decisão judicial.

Procedimentos

A comunicação de infrações é efetuada através de formulário específico disponibilizado na página web da empresa.

As denúncias são encaminhadas para os utilizadores nomeados para o efeito de acordo com a categoria em que se insiram. Na seguinte tabela está disponível a atribuição da categoria à função responsável pelo seu tratamento.

Categoria	Utilizador
Agressão Física	People & Communication Manager
Assédio	People & Communication Manager
Branqueamento de Capitais	CFO
Defesa do Consumidor	Quality & Environmental Coordinator
Discriminação	People & Communication Manager
Proteção contra Radiações e Segurança Nuclear	Quality & Environmental Coordinator
Proteção da Privacidade e dos Dados Pessoais	IT Infrastructure Manager
Proteção do ambiente	Quality & Environmental Coordinator
Roubo, Corrupção ou Peculato	People & Communication Manager
Saúde Pública	Quality & Environmental Coordinator
Segurança da Rede e dos Sistemas de Informação	IT Infrastructure Manager
Segurança dos Alimentos para Consumo Humano e Animal	Quality & Environmental Coordinator
Segurança dos Transportes	Quality & Environmental Coordinator
Segurança e Conformidade dos Produtos	Quality & Environmental Coordinator

Após receção e registo da comunicação, compete ao utilizador promover as investigações e diligências que considere necessárias para aferir a legitimidade dos fundamentos da comunicação. Decorrente da investigação pode ser necessário envolver e/ou inquirir outras pessoas relevantes para a investigação da denúncia. Pode ainda ser contactado o denunciante para esclarecimentos, se este tiver fornecido meios de contacto. Em todo o caso, é mantida a proteção do denunciante, sendo mantida confidencial a identidade do denunciante até que legalmente exigida, nomeadamente em decorrência de obrigação legal ou de decisão judicial.

Concluída a análise da situação denunciada, o Utilizador poderá:
1. Arquivar o processo, caso se verifique a manifesta falta de fundamento da participação ou a inexistência de infração;
2. Arquivar o processo se a informação não for suficiente e não for possível obter a informação necessária ao esclarecimento;
3. Despoletar medidas para cessação da infração, a definir de acordo com o caso concreto. Neste caso as medidas podem passar por um processo interno e/ou a comunicação às Autoridades Competentes.

Em qualquer dos casos previstos nos números anteriores, deverá ser elaborado um relatório, através do qual expõe fundamentadamente os motivos e as medidas que levaram à conclusão do processo.

Para cada processo é mantido um registo que incluiu a indicação das medidas adotadas ou com justificação para a não adoção de quaisquer medidas.

Acompanhamento da Denúncia
O denunciante poderá também requerer informação relativa ao resultado da análise à denúncia, no prazo de 15 dias após a respetiva conclusão, devendo para o efeito utilizar o meio de contacto que utilizou quando formalizou a denúncia.

Neste âmbito é assegurado:
1. Informação relativa aos requisitos, autoridades competentes e forma e admissibilidade de denúncias externas (esta informação está disponibilizada de forma permanente na página de consulta de cada denúncia);
2. No prazo máximo de 7 dias, será confirmada a receção da denúncia;
3. Será mantida informação quanto ao estado de investigação da denúncia;
4. Conclusão da denúncia, identificando se foi dado ou não provimento, fundamentando a opção e, nos casos em que seja dado provimento, com identificação das medidas consideradas.

O denunciante que forneça um meio de contacto pode requerer informação relativa ao resultado da análise à denúncia, no prazo de 15 dias após a respetiva conclusão, devendo para o efeito utilizar o meio de contacto identificado no preenchimento do formulário e o código que lhe foi atribuído para seguimento da denúncia.

Cabe ao utilizador destacado assegurar a comunicação ao denunciante acima prevista, dentro dos prazos definidos.

Acompanhamento da Denúncia
O denunciante poderá também requerer informação relativa ao resultado da análise à denúncia, no prazo de 15 dias após a respetiva conclusão, devendo para o efeito utilizar o meio de contacto que utilizou quando formalizou a denúncia.

Neste âmbito é assegurado:
1. Informação relativa aos requisitos, autoridades competentes e forma e admissibilidade de denúncias externas (esta informação está disponibilizada de forma permanente na página de consulta de cada denúncia);
2. No prazo máximo de 7 dias, será confirmada a receção da denúncia;
3. Será mantida informação quanto ao estado de investigação da denúncia;
4. Conclusão da denúncia, identificando se foi dado ou não provimento, fundamentando a opção e, nos casos em que seja dado provimento, com identificação das medidas consideradas.

O denunciante que forneça um meio de contacto pode requerer informação relativa ao resultado da análise à denúncia, no prazo de 15 dias após a respetiva conclusão, devendo para o efeito utilizar o meio de contacto identificado no preenchimento do formulário e o código que lhe foi atribuído para seguimento da denúncia.

Cabe ao utilizador destacado assegurar a comunicação ao denunciante acima prevista, dentro dos prazos definidos.

Privacidade e Conservação

Dados Pessoais
A KLOG compromete-se a tratar os dados pessoais recolhidos por este canal nos termos da legislação de Proteção de Dados Pessoais. Os dados recolhidos serão tratados exclusivamente para a finalidade de tratamento da denúncia estando garantida a confidencialidade do denunciante nas condições previstas no ponto 3.2.

Aos titulares que se identifiquem é assegurado o exercício dos direitos de acesso, retificação, apagamento, oposição e de limitação de tratamento dos seus dados pessoais, ao abrigo do Regulamento Geral de Proteção de Dados, se viável através de pedido escrito para comite.etica@klog.pt.

No entanto, poderá existir enquadramento legal e/ou regulamentar que impeça a KLOG de concretizar o pedido do titular. Nestes casos, será comunicado ao titular dos dados, no prazo máximo de um mês a contar da data de receção do pedido, os motivos pelos quais este não pode ser satisfeito.

Conservação
A documentação de apoio e os dados recolhidos durante a análise preliminar e a investigação são arquivados de uma forma confidencial e segura, sendo adotadas medidas de segurança no armazenamento da informação, por forma a restringir o seu acesso apenas a pessoas autorizadas.

As denúncias são conservadas pela KLOG durante o prazo de 5 anos, não obstante o apagamento imediato dos dados pessoais que manifestamente não sejam relevantes para o tratamento da denúncia, sem prejuízo das regras de conservação arquivística dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais.

Aprovação e Revisão da Política
A Política será revista anualmente, sem prejuízo de outras revisões, sendo alvo de atualização sempre que se afigure necessário, nomeadamente em sequência de alterações legais ou regulamentares, de forma a garantir que se mantém atual e apropriada ao cumprimento do seu propósito.

A presente Política foi aprovada pela Administração e divulgada a todas as partes interessados na página de internet da empresa e no portal interno da empresa, de acordo com os procedimentos internos da KLOG.

14 de julho de 2023