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Objetivo e Aplicação

A presente Política tem como objetivo definir os princípios orientadores relativos ao canal de denúncias da KLOG, nomeadamente os procedimentos de receção, tratamento e conservação de comunicações de práticas de infrações, dando cumprimento à Lei n.º 93/2021, regime geral de proteção de denunciantes de infrações.

Este canal é especialmente dirigido a pessoas singulares que tomem conhecimento de uma infração, com fundamento no âmbito da sua atividade profissional, adiante designado como denunciante. Desta forma o canal pode ser utilizado por:
• Colaboradores ou ex-colaboradores;
• Pessoas em processo de recrutamento;
• Voluntários ou estagiários;
• Clientes;
• Parceiros, fornecedores ou prestadores de serviço;
• Titulares de participação social, órgão de gestão e de fiscalização.

Em tudo o que não haja sido estabelecido na presente Política, aplica-se a legislação e regulamentação em vigor.

Âmbito

O canal de denúncia deverá ser utilizado para a comunicação de infrações já consumadas, com probabilidade de virem a ser praticadas, ou que estejam a ocorrer, relacionadas com a Empresa.

Consideram-se infrações os atos ou omissões, dolosas ou negligentes, que violem ou comprometam gravemente:
• O cumprimento da legislação, normas ou regulamentos vigentes; • O Código de Ética e Conduta e princípios éticos e deontológicos aplicáveis à função; • Boas práticas de gestão.

As comunicações podem ser referentes a temas como assédio, fraude, discriminação, segurança da informação e privacidade, corrupção, entre outros.

As comunicações apresentadas que excedam o âmbito atrás previsto não serão objeto de tratamento por este canal.

Princípios Orientadores

Boa-fé
A decisão de denúncia deve ser tomada de forma consciente, ponderada e honesta, e pressupõe-se que feita de boa-fé. As comunicações devem ser adequadamente fundamentadas incluindo a informação disponível e indispensável à promoção de uma investigação. Se a informação for insuficiente pode comprometer a investigação da denúncia, podendo esta ser fechada sem conclusões.

Deste modo, as denúncias cujo único objetivo seja denegrir a reputação de um colaborador ou de terceiros, que sejam falsas ou que contenham documentos manipulados, que não apresentem a adequada fundamentação ou que constituam uma utilização abusiva do canal, não serão toleradas e podem constituir uma infração de natureza disciplinar, civil ou criminal.

Confidencialidade e Anonimato
O canal de denúncias implementado pela KLOG está preparado para assegurar ao denunciante a possibilidade, caso o pretenda, de proceder à comunicação de irregularidades de forma anónima, isto é, sem disponibilizar informação sobre a sua identidade e formas de contacto.

Em todo o caso, os dados recolhidos serão tratados exclusivamente no âmbito do tratamento da denúncia, sendo garantida a confidencialidade da identidade do autor da comunicação por todas as pessoas responsáveis pela gestão operacional dos mecanismos e pelos procedimentos de receção, tratamento e arquivo dessas comunicações. A identidade do autor da denúncia só será divulgada se legalmente exigida, nomeadamente em decorrência de obrigação legal ou de decisão judicial.

O autor da denúncia poderá também optar por manter o anonimato se assim o desejar, devendo assinalar essa opção no formulário de comunicação.

Condições de Proteção
Todas as comunicações serão tratadas de forma independente e confidencial, garantindo a proteção dos dados pessoais. Em todo o caso, os dados recolhidos serão tratados exclusivamente no âmbito do tratamento da denúncia, sendo garantido o anonimato do autor da comunicação a todas as pessoas envolvidas no seguimento da denúncia.

A identidade do autor da denúncia só será divulgada se legalmente exigida, nomeadamente em decorrência de obrigação legal ou de decisão judicial.

Procedimentos

A comunicação de infrações é efetuada através de formulário específico disponibilizado na página web da empresa.

As denúncias são encaminhadas para os utilizadores nomeados para o efeito de acordo com a categoria em que se insiram. Na seguinte tabela está disponível a atribuição da categoria à função responsável pelo seu tratamento.

Categoria	Utilizador
Agressão Física	People & Communication Manager
Assédio	People & Communication Manager
Branqueamento de Capitais	CFO
Defesa do Consumidor	Quality & Environmental Coordinator
Discriminação	People & Communication Manager
Proteção contra Radiações e Segurança Nuclear	Quality & Environmental Coordinator
Proteção da Privacidade e dos Dados Pessoais	IT Infrastructure Manager
Proteção do ambiente	Quality & Environmental Coordinator
Roubo, Corrupção ou Peculato	People & Communication Manager
Saúde Pública	Quality & Environmental Coordinator
Segurança da Rede e dos Sistemas de Informação	IT Infrastructure Manager
Segurança dos Alimentos para Consumo Humano e Animal	Quality & Environmental Coordinator
Segurança dos Transportes	Quality & Environmental Coordinator
Segurança e Conformidade dos Produtos	Quality & Environmental Coordinator

Após receção e registo da comunicação, compete ao utilizador promover as investigações e diligências que considere necessárias para aferir a legitimidade dos fundamentos da comunicação. Decorrente da investigação pode ser necessário envolver e/ou inquirir outras pessoas relevantes para a investigação da denúncia. Pode ainda ser contactado o denunciante para esclarecimentos, se este tiver fornecido meios de contacto. Em todo o caso, é mantida a proteção do denunciante, sendo mantida confidencial a identidade do denunciante até que legalmente exigida, nomeadamente em decorrência de obrigação legal ou de decisão judicial.

Concluída a análise da situação denunciada, o Utilizador poderá:
1. Arquivar o processo, caso se verifique a manifesta falta de fundamento da participação ou a inexistência de infração;
2. Arquivar o processo se a informação não for suficiente e não for possível obter a informação necessária ao esclarecimento;
3. Despoletar medidas para cessação da infração, a definir de acordo com o caso concreto. Neste caso as medidas podem passar por um processo interno e/ou a comunicação às Autoridades Competentes.

Em qualquer dos casos previstos nos números anteriores, deverá ser elaborado um relatório, através do qual expõe fundamentadamente os motivos e as medidas que levaram à conclusão do processo.

Para cada processo é mantido um registo que incluiu a indicação das medidas adotadas ou com justificação para a não adoção de quaisquer medidas.

Acompanhamento da Denúncia
O denunciante poderá também requerer informação relativa ao resultado da análise à denúncia, no prazo de 15 dias após a respetiva conclusão, devendo para o efeito utilizar o meio de contacto que utilizou quando formalizou a denúncia.

Neste âmbito é assegurado:
1. Informação relativa aos requisitos, autoridades competentes e forma e admissibilidade de denúncias externas (esta informação está disponibilizada de forma permanente na página de consulta de cada denúncia);
2. No prazo máximo de 7 dias, será confirmada a receção da denúncia;
3. Será mantida informação quanto ao estado de investigação da denúncia;
4. Conclusão da denúncia, identificando se foi dado ou não provimento, fundamentando a opção e, nos casos em que seja dado provimento, com identificação das medidas consideradas.

O denunciante que forneça um meio de contacto pode requerer informação relativa ao resultado da análise à denúncia, no prazo de 15 dias após a respetiva conclusão, devendo para o efeito utilizar o meio de contacto identificado no preenchimento do formulário e o código que lhe foi atribuído para seguimento da denúncia.

Cabe ao utilizador destacado assegurar a comunicação ao denunciante acima prevista, dentro dos prazos definidos.

Acompanhamento da Denúncia
O denunciante poderá também requerer informação relativa ao resultado da análise à denúncia, no prazo de 15 dias após a respetiva conclusão, devendo para o efeito utilizar o meio de contacto que utilizou quando formalizou a denúncia.

Neste âmbito é assegurado:
1. Informação relativa aos requisitos, autoridades competentes e forma e admissibilidade de denúncias externas (esta informação está disponibilizada de forma permanente na página de consulta de cada denúncia);
2. No prazo máximo de 7 dias, será confirmada a receção da denúncia;
3. Será mantida informação quanto ao estado de investigação da denúncia;
4. Conclusão da denúncia, identificando se foi dado ou não provimento, fundamentando a opção e, nos casos em que seja dado provimento, com identificação das medidas consideradas.

O denunciante que forneça um meio de contacto pode requerer informação relativa ao resultado da análise à denúncia, no prazo de 15 dias após a respetiva conclusão, devendo para o efeito utilizar o meio de contacto identificado no preenchimento do formulário e o código que lhe foi atribuído para seguimento da denúncia.

Cabe ao utilizador destacado assegurar a comunicação ao denunciante acima prevista, dentro dos prazos definidos.

Privacidade e Conservação

Dados Pessoais
A KLOG compromete-se a tratar os dados pessoais recolhidos por este canal nos termos da legislação de Proteção de Dados Pessoais. Os dados recolhidos serão tratados exclusivamente para a finalidade de tratamento da denúncia estando garantida a confidencialidade do denunciante nas condições previstas no ponto 3.2.

Aos titulares que se identifiquem é assegurado o exercício dos direitos de acesso, retificação, apagamento, oposição e de limitação de tratamento dos seus dados pessoais, ao abrigo do Regulamento Geral de Proteção de Dados, se viável através de pedido escrito para comite.etica@klog.pt.

No entanto, poderá existir enquadramento legal e/ou regulamentar que impeça a KLOG de concretizar o pedido do titular. Nestes casos, será comunicado ao titular dos dados, no prazo máximo de um mês a contar da data de receção do pedido, os motivos pelos quais este não pode ser satisfeito.

Conservação
A documentação de apoio e os dados recolhidos durante a análise preliminar e a investigação são arquivados de uma forma confidencial e segura, sendo adotadas medidas de segurança no armazenamento da informação, por forma a restringir o seu acesso apenas a pessoas autorizadas.

As denúncias são conservadas pela KLOG durante o prazo de 5 anos, não obstante o apagamento imediato dos dados pessoais que manifestamente não sejam relevantes para o tratamento da denúncia, sem prejuízo das regras de conservação arquivística dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais.

Aprovação e Revisão da Política
A Política será revista anualmente, sem prejuízo de outras revisões, sendo alvo de atualização sempre que se afigure necessário, nomeadamente em sequência de alterações legais ou regulamentares, de forma a garantir que se mantém atual e apropriada ao cumprimento do seu propósito.

A presente Política foi aprovada pela Administração e divulgada a todas as partes interessados na página de internet da empresa e no portal interno da empresa, de acordo com os procedimentos internos da KLOG.

14 de julho de 2023